Come gestire gli ordini degli utenti

Quando il tuo shop sarà online e inizierai a ricevere i primi ordini, dovrai essere in grado di tenerli monitorati e di gestirli alla perfezione.

In questa lezione ti spiegheremo come fare nel dettaglio.

Andiamo quindi su WooCommerce > Ordini e analizziamo la schermata che ci si presenta.

Intanto possiamo notare che è organizzata in modo molto simile a quella degli articoli: tutti gli ordini sono elencati in una lista in ordine di data.

In cima abbiamo un menu a tendina che consente, se selezionati, di elaborare più ordini contemporaneamente.

Se dovessi fare una modifica massiva su più ordini, ti consiglio di controllare bene le impostazioni prima di fare l'operazione.

Inoltre, come sempre diciamo nei nostri corsi, ogni qualvolta ti si presenta un lavoro delicato è bene prima fare un back up di tutto il sito.

Poi abbiamo un altro menu a tendina con cui puoi scegliere di recuperare tutti gli ordini di un determinato mese.

Nel caso stessi cercando un cliente particolare puoi anche fare una ricerca più specifica inserendo le iniziali del nome.

Una volta che hai impostato i tuoi criteri, premi su filtra e il sistema ti restituirà i risultati.

Spostiamoci più sotto e analizziamo le colonne dei dati.

Nella prima appare il numero d’ordine e il nome del tuo cliente, poi c’è un’icona con la quale si può visualizzare tutti i dettagli dell’ordine come indirizzo, email, telefono i prodotti acquistati ecc

Nelle colonne successive abbiamo la data di acquisto e un’etichetta colorata che ne mostra lo stato.

Passandoci sopra con il mouse vengono sintetizzati altri dettagli e se è stata aggiunta una nota, ma queste impostazioni le vedremo fra pochissimo quando andremo a lavorare sull’ordine.

Adesso vediamo quali sono i possibili stati di un ordine
Abbiamo:

• In attesa di pagamento: ordine ricevuto ma non ancora pagato
• Ordine fallito: in caso ci sia stato qualche problema durante la procedura di pagamento. Da notare che questo stato potrebbe non essere immediato, perchè ad esempio potrebbe essere necessaria qualche verifica da parte di paypal o del servizio di carta di credito dell’utente.
• Ordine completato: che indica che tutto è andato a buon fine e non sono richieste ulteriori azioni.
• In fase di lavorazione: significa che il pagamento è stato ricevuto e la quantità in magazzino è stata ridotta. Tutti i prodotti attraversano questa fase, fatta eccezione per i prodotti digitali e quelli scaricabili.
• In attesa di pagamento: significa che la quantità in magazzino si è ridotta, ma che ancora non è stato confermato il pagamento ed è una situazione che può presentarsi ad esempio nel caso di pagamenti alla consegna o nel caso di bonifici bancari.
• Ordine cancellato: può essere stato cancellato sia dall’amministratore che dall’utente e anche in questo caso, non è richiesta alcuna azione aggiuntiva.
• Rimborsato: indica se l’ordine è stato rimborsato da un’amministratore.

L’ultima colonna indica l’importo ricevuto e con il tooltip anche il metodo di pagamento utilizzato.

Veniamo ora alla parte dedicata all’ordine.

Supponiamo di aver ricevuto il bonifico per il primo ordine segnato come in lavorazione.

Clicco quindi sul nome dell’utente e apro la pagina dell’ordine in cui troviamo tutte le informazioni aggiuntive che non sono state inserite nella visuale di anterpima, come l’orario, l’indirizzo di spedizione, e così via.

Per modificare lo stato dell’ordine, basta aprire il menu a tendina, selezionare una delle opzioni che abbiamo visto poco fa e premere il tasto aggiorna.

Sotto viene riportato il nome del cliente e la possibilità di andare a visualizzare tutti gli altri ordini che ha effettuato.

Scorrendo la pagina in basso troviamo le informazioni relative al prodotto, quindi l’immagine in anteprima, il nome e il suo codice, così come prezzo, la quantità acquistata, l’iva e nel caso ci fossero, anche gli eventuali sconti.

Premendo sulla riga del prodotto, possiamo intervenire sulle quantità in magazzino direttamente da qui.

Ancora più sotto troviamo il tasto per eseguire un rimborso, ma questo lo vedremo in una lezione successiva.

Poi c’è anche un avviso, perchè ora stiamo visualizzando un ordine in fase di lavorazione che quindi non può essere modificato, ma nel caso ad esempio di ordini in attesa di pagamento, come in quest’altro esempio, è anche possibile modificare l’ordine manualmente o intervenendo come prima sulla riga, o tramite il menu qui sotto.

Potrebbe magari essere utile se il tuo cliente ti fa una richiesta a posteriori.

Troviamo infatti un tasto per aggiungere prodotti e per applicare coupon o e il tasto per rimborsare l’acquisto.

Cliccando ogni voce si apre il sottomenu più dettagliato con altre voci da impostare.

In più se clicchi sul singolo prodotto, trovi altre opzioni mirate, puoi infatti eliminare il prodotto inserito o gestire le scorte in magazzino.

In fondo alla pagina troviamo anche un campo per controllare i permessi dei prodotti scaricabili.

Se ad esempio vuoi permettere l’accesso ad un contenuto manualmente lo puoi fare inserendo il nome del prodotto e premendo sul tasto garantisci l’accesso.

Nella sidebar laterale troviamo altre azioni che possiamo eseguire su quest’ordine come un ulteriore invio di informazioni al cliente o per rigenerare i permessi di download nel caso di prodotti scaricabili.

Se dovesse servirti ricorda che per renderla effettiva dovrai premere il pulsante a lato con la freccina, non il tasto aggiorna, che serve solo per le modifiche all’ordine e non per eseguire queste azioni.

Piu sotto troviamo il campo per inserire eventuali note che verranno visualizzate nel tooltip dell’elenco che abbiamo visto prima.

Puoi inserire una nota privata, visibile quindi a te e a tutti gli utenti con ruolo di amministrazione oppure una nota per il cliente, che verrà inviata al cliente e che apparirà nella sua pagina di account.