Come fare un preventivo: aspetti da sapere

Uno dei momenti più difficili durante la realizzazione di un progetto è quello del preventivo. 

Bisogna calcolare tanti aspetti differenti, su tutti i fronti, ma l’obbiettivo finale è quello di soddisfare entrambe le parti, ovvero il cliente e voi stessi.

Quindi è importante capire che se in un business, anche solo uno dei due lati è scontento, il progetto non ha avuto un esito positivo e c’è stato qualcosa che non ha funzionato.

Ecco gli aspetti che dovrai considerare per fare un preventivo perfetto:

Il consulente

Il primo passo è posizionare te stesso, le tue abilità e il tuo livello di conoscenza all’interno del mercato in cui ti muovi.

Analizza con obiettività quello che sono le tue capacità: “rispetto al mondo che ci circonda, dove ti trovi?”.

Per farlo devi entrare in questo mondo, capirlo, osservarlo e una volta fatto avrai i riferimenti per trovare la tua posizione.

Quindi è ovvio che se il “consulente top” viene pagato 90€ all’ora e tu ti trovi a metà strada, sai che se proponi un costo di 45€ sarai in linea con il mercato.

Certo, potrai anche sopravvalutare la tua figura e proporre dei prezzi doppi o tripli, basandoti sul fatto che il cliente ignori il mercato, ma questo tipo di strategia non permetterà di costruire un business di lunga durata.

Il passaparola fra i clienti è una fra le migliori armi che hai a disposizione, ma avviene solo se il cliente è contento e se realizza che quello che ha speso gli ha effettivamente portato un valore aggiunto.

Cerca di costruirti una reputazione solida e dai del tuo meglio per fare percepire al cliente il valore che gli stai dando.

Attenzione però a non proporre, magari per paura o poca autostima, dei prezzi molto inferiori al giusto.

Una filosofia di vendita infatti dice che, agli occhi di un cliente, è il prezzo che fa percepire il valore del prodotto.

Diverse tipologie di prodotto

Fino adesso, abbiamo parlato facendo riferimento alla consulenza oraria, ma anche se prendiamo il caso di un prodotto fatto e finito, come per esempio la creazione di un sito web, il discorso non cambia.

I principali fattori da considerare sono il mercato e il posizionamento che hai all’interno di esso.

Facciamo un salto nel passato e guardiamo a quello che era il mercato della creazione dei siti web agli inizi degli anni 2000.

Il costo per la realizzazione di un sito era decisamente più alto rispetto ai giorni nostri, ma per motivi validi.

Servivano, infatti, molte più competenze tecniche e gli strumenti che si avevano a disposizione non permettevano l’ottimizzazione delle tempistiche.

Oggi, grazie a strumenti come WordPress, i plugin e i temi, anche chi non sa scrivere una riga di codice e non ha competenze grafiche può realizzare degli splendidi lavori, creati a regola d’arte e in tempi molto brevi.

Di conseguenza, se facciamo un preventivo per un sito, dobbiamo farlo guardando, come già detto, al mercato che ci circonda, per poi posizionarci nella maniera migliore.

Il punto di arrivo è quello di stabilire un obiettivo, stabilire che: “al mese io valgo 1.500 o 2.000 o 5.000”.

Stabilito l’obiettivo, devi adoperarti per fare in modo di centrarlo.

Decidi di valere 2.000 euro al mese? Bene, lavorando 20 giorni al mese sai che ogni giorno vale 100€ e che quindi per ognuna delle 8 ore lavorative, devi guadagnare 12,5€.

Attenzione però che all’interno di queste ore devi considerare ogni singolo momento dell’attività.

Quindi dal rispondere alla prima email, alle telefonate, agli appuntamenti in skype o in sede e così via. Il tempo da pagare non è solo conteggiato quando sei a testa china sul computer per fare il lavoro di produzione!

Il cliente

L’altra parte attiva del business è il cliente. Bisogna cercare di capire fin da subito chi è, le sue competenze a riguardo della materia trattata, ma soprattuto le sue esigenze, quello che si aspetta da te.

A volte, infatti, a fronte della vendita dello stesso identico prodotto (parliamo sempre di siti web, ma vale anche per altri scenari) i costi possono essere molto diversi.

Questo perché ogni cliente può richiedere un trattamento differente.

Prendiamo il caso di un fisioterapista che ci chiede un sito vetrina e un sistema di prenotazione online. È consapevole di non essere un esperto del settore e decide di fidarsi a noi lasciandoci carta bianca.

Ora prendiamo una clinica privata che richiede lo stesso tipo di sito, con la differenza che è una struttura organizzata in diversi reparti, dove abbiamo anche la sezione che si occupa della comunicazione.

Come referente ci viene assegnato un account junior, con il quale dobbiamo lavorare a stretto contatto. Di conseguenza gli step di condivisione e approvazione del nostro lavoro sono molteplici, passando dal gradino più basso per arrivare all’approvazione finale, data di solito dalla punta della piramide.

Durante questo processo, c’è la possibilità che dovrete fare diverse presentazioni e relative rielaborazioni, non escludendo possibili riunioni nella loro sede.

Prendendo i due differenti scenari proposti, puoi capire che, anche a parità di prodotto finito, il costo del progetto deve essere differente, altrimenti si rischia di andare in perdita.

Quindi una domanda d’obbligo è “che tipo di servizio necessita questo cliente?”

Saper dire di no

Una delle cose importanti è che: se in fase progettuale capisci che, anche dando il 100%, il business non avrà esito positivo (e per esito positivo si intende la soddisfazione di entrambe le parti), ti conviene non prendere in carico il progetto.

Pondera i pro e i contro, poniti delle domande: “Se in questo progetto non dovessi avere del profitto, quale altro tipo di ritorno potrei avere? Di immagine? Accesso a nuovi canali e clienti? Collaborazioni continuative?”.

La decisione starà alla tua sensibilità e al tuo buon senso.

Confortati comunque sapendo che, man mano il numero di progetti affrontati sale, aumenterà anche il tuo bagaglio di esperienza che, sicuramente, aumenterà anche la tua capacità di analisi.

Le false promesse

Personalmente, mi si accende un campanello di allarme quando dall’altra parte, come leva economica, viene utilizzata l’arma delle promesse future, soprattutto se chi ho di fronte è il responsabile commerciale dell’azienda cliente o l’account di un agenzia intermedia fra me e il cliente.

Se il problema dovesse essere, giustamente, la verifica delle mie competenze o quelle della mia azienda, allora una soluzione potrebbe essere quella di lavorare solo su uno degli step progettuali, o di fare incominciare la collaborazione con un piccolo progetto.

Finito questo, sia noi che il cliente, avremo la possibilità di decidere come e se continuare il rapporto lavorativo.

Il luogo

Un altro fattore che condiziona un preventivo è la locazione del posto dove avviene il business.

Un paese rispetto a un altro ha delle oscillazioni nei diversi mercati, esattamente come il costo della benzina o del Big Mac.

Se collaboriamo con un programmatore indiano, che lavora nel proprio paese, avremo sicuramente la possibilità di offrire un costo più competitivo rispetto a un italiano che deve pagarsi l’affitto in centro a Milano.

Il vantaggio di un consulente italiano però è la fiducia, l’affidabilità, la lingua e la sicurezza che un cliente prova nel commissionare un lavoro a noi pagando qualcosa in più.

Insomma, il Made in Italy.

Come aumentare i profitti

Nel caso del consulente orario la risposta è semplice. Aumentando la tariffa. Allora la domanda spontanea è ”quando aumentarla?”.

I prezzi li puoi alzare quando la tua professionalità sarà salita di livello: più esperienza, più progetti realizzati, più know how (mai smettere di studiare).

Se questo accade, sicuramente avrai più clienti, potrai alzare i prezzi e lavorare solo con quelli che sono disposti a pagare la cifra che desideri.

Inoltre se non vuoi rinunciare agli altri clienti, potrebbe essere arrivato il momento di assumere qualcuno, di formarlo e super-visionarlo mentre segue per te le operazioni più semplici.

Se invece vendi un prodotto, ad esempio su un eCommerce, valgono gli stessi concetti appena citati, ma ci sarà una differenza.

Visto che il compenso è già stato prefissato secondo le tue stime di tempo e risorse necessarie, la lotta sarà contro il tempo.

Ci saranno dei progetti con maggiori guadagni e altri in cui incontrerai degli imprevisti che ti faranno uscire dalle tempistiche.

Per evitare questo secondo caso, devi sapere che, più la progettazione è fatta bene, più si possono stabilire dei paletti fissi con i clienti.

Il risultato è un numero minore di variabili che potrebbero giocare a tuo svantaggio.

Il segreto è cercare di capire, all’interno della tua attività, come ottimizzare i tempi e aumentare i prezzi nel momento in cui viene richiesta una competenza o un servizio che hanno un valore professionale più alto.

Non si può attribuire lo stesso valore a un’ora di inserimento dati, rispetto ad un’ora di progettazione fatta da un senior designer con esperienza decennale.

Quindi per alzare i guadagni in questo caso abbiamo due strade: l’automatizzazione e la specializzazione.

Il preventivo perfetto

Concludendo voglio ribadire il concetto più importante:

“Il business è profittevole solo se entrambe le parti sono contente , il cliente e tu”.

In questo modo raccoglierai l’energia necessaria e l’entusiasmo per fare sempre meglio.